Gli assicuratori si muovono nella verifica di affidabilità in un doppio paesaggio di obblighi: sul piano della vigilanza, il § 24 par. 1 frase 1 VAG richiede che tutte le persone che dirigono effettivamente l’impresa o svolgono altre funzioni chiave siano affidabili e professionalmente idonee – una cerchia di persone nettamente più ampia rispetto al regime KWG delle banche. Sul piano antiriciclaggio si aggiunge che le assicurazioni vita, in quanto soggetti obbligati ai sensi del § 2 par. 1 n. 7 GwG, devono garantire l’affidabilità dei propri dipendenti ai sensi del § 6 par. 2 n. 5 GwG. Chi mappa con cura entrambi i regimi può tradurli direttamente in un concetto di screening graduato.
Il regime di vigilanza: il § 24 VAG va oltre il KWG
L’ambito di applicazione del § 24 par. 1 frase 1 VAG è volutamente formulato in modo funzionale: non è coperta solo la direzione formalmente nominata, ma ogni persona che dirige effettivamente l’impresa o svolge altre funzioni chiave – tipicamente quindi anche i responsabili di risk management, compliance, funzione attuariale e revisione interna. Il tutto è inserito nell’esigenza di un’organizzazione aziendale efficace ai sensi del § 23 par. 1 VAG: la verifica di idoneità e affidabilità non è un atto del personale isolato, ma parte della governance.
In pratica significa: gli assicuratori devono poter dimostrare per una cerchia di persone più ampia rispetto alle banche che affidabilità e idoneità professionale sono state verificate – alla nomina e in modo continuativo. Chi avvia questa verifica solo quando la nomina è già stata comunicata rischia ritardi e scomode domande della vigilanza; la ricerca va fatta prima della nomina, non dopo. Come riesca la dimostrazione verso la BaFin lo mostra in modo approfondito il nostro contributo su Fit & Proper presso la BaFin.
Il regime antiriciclaggio: il ruolo speciale delle assicurazioni vita
In parallelo vale per le imprese con attività di assicurazione vita la GwG: in quanto soggetti obbligati ai sensi del § 2 par. 1 n. 7 GwG devono disporre di misure di salvaguardia interne – tra cui, ai sensi del § 6 par. 2 n. 5 GwG, la verifica dell’affidabilità dei propri dipendenti. Questo regime non mira alle funzioni chiave, ma alla forza lavoro nei processi rilevanti per l’antiriciclaggio – ad esempio le funzioni di sottoscrizione, liquidazione e distribuzione – e vale non solo all’assunzione, ma in modo continuativo. In molte case questo secondo obbligo di verifica viene trascurato perché organizzativamente risiede nella prevenzione del riciclaggio, mentre i processi fit & proper sono presso HR e gestione degli organi. I fondamenti di questa verifica dei dipendenti li abbiamo elaborati nel contributo sulla verifica di affidabilità ai sensi della GwG.
I due regimi mappati
I due circuiti di obblighi differiscono in quattro dimensioni – ed è proprio su queste differenze che si struttura il concetto di screening:
- Cerchia di persone: il § 24 VAG copre direzione e funzioni chiave; la GwG copre i dipendenti in ruoli rilevanti per l’antiriciclaggio nel ramo vita.
- Occasione: sul piano della vigilanza è centrale la nomina o l’assunzione della funzione; sul piano antiriciclaggio sono richieste assunzione e verifica continuativa.
- Criterio di verifica: il § 24 VAG chiede affidabilità e idoneità professionale; la GwG si concentra sull’affidabilità ai fini della prevenzione del riciclaggio.
- Destinatario della dimostrazione: in entrambi i casi la vigilanza – ma con aspettative diverse su profondità e documentazione.
I termini importanti su affidabilità, funzioni chiave e screening trovate spiegati in forma sintetica nel nostro glossario.
Dal catalogo di obblighi al concetto di screening
Dalla mappatura deriva un concetto a tre livelli: funzioni chiave e direzione ricevono la verifica più approfondita (registri, stampa, conflitti di interesse, percorso professionale), i ruoli rilevanti per l’antiriciclaggio del ramo vita una verifica di affidabilità standardizzata con cadenza definita, il resto della forza lavoro una verifica base commisurata al rischio. Decisiva è la documentazione: per ogni persona deve essere dimostrabile cosa è stato verificato, quando e come è stato valutato. Indicium fornisce a tal fine report verificabili con fonti datate e controllo finale umano (art. 22 GDPR) – calibrati sui requisiti dei settori regolamentati.
Raccomandazione operativa
Create prima una mappa delle funzioni: quali persone rientrano nel § 24 VAG, quali ruoli sono rilevanti per l’antiriciclaggio ai sensi della GwG, dove si sovrappongono i due circuiti? Assegnate poi a ciascun gruppo profondità di verifica e cadenza e fissate il concetto per iscritto come parte della vostra organizzazione aziendale. Se volete vedere come si riflette operativamente: Fissate una demo.
Questo articolo non costituisce una consulenza giuridica.