Chi deve diventare membro della direzione o dell’organo di amministrazione o sorveglianza di un istituto deve essere «fit and proper» nei confronti della BaFin: idoneo sotto il profilo professionale, affidabile e con tempo sufficiente per l’incarico. La notifica di nomina ai sensi del § 24 par. 1 n. 1 KWG richiede l’indicazione dei fatti rilevanti per la valutazione – ed è proprio qui che si decide se la procedura scorre rapidamente o sfocia in richieste di chiarimento e contestazioni. Chi inizia a fare ricerche solo al momento della notifica rischia ritardi nel processo di nomina.
I criteri: § 25c e § 25d KWG
Per i membri della direzione, il § 25c par. 1 frase 1 KWG dispone: essi devono essere idonei sotto il profilo professionale e affidabili e dedicare tempo sufficiente all’assolvimento dei loro compiti. Per i membri dell’organo di amministrazione o sorveglianza, il § 25d par. 1 frase 1 KWG stabilisce i requisiti paralleli – affidabilità, competenza per il controllo e la supervisione della direzione nonché tempo sufficiente. In aggiunta, le linee guida sull’idoneità di EBA ed ESMA e i pertinenti opuscoli della BaFin precisano come la vigilanza interpreti questi concetti e quali documenti si aspetti.
Importante per la comprensione: l’affidabilità non è uno status acquisito una volta per tutte, ma una questione di fatto che la vigilanza valuta sulla base del quadro complessivo – inclusi la storia professionale, la situazione economica e gli eventuali intrecci. I requisiti valgono inoltre non solo al momento della nomina, ma continuativamente durante il mandato; gli istituti dovrebbero pertanto disporre anche per i membri in carica di un processo che riconosca e valuti i cambiamenti rilevanti.
La notifica di nomina ai sensi del § 24 par. 1 n. 1 KWG
Gli istituti devono notificare alla vigilanza l’intenzione di nominare un membro della direzione – con i fatti rilevanti per la valutazione dell’affidabilità, dell’idoneità professionale e della disponibilità temporale sufficiente. L’istituto ha quindi l’onere della dimostrazione: deve conoscere i fatti rilevanti prima di poterli notificare. Indicazioni lacunose o successivamente corrette gravano non solo sulla procedura concreta, ma sull’intero rapporto di fiducia con la vigilanza. Si aggiunge la pressione temporale pratica: una nomina che attende le richieste di chiarimento della vigilanza blocca la pianificazione della successione, la composizione degli organi e, nel dubbio, la capacità di agire dell’istituto.
Checklist: cosa dovrebbe essere verificato prima della nomina
Una preparazione fit and proper solida ricerca e documenta le fonti essenziali prima che il candidato venga nominato:
- Dati di registro: registri delle imprese e registri analoghi per mandati esistenti e precedenti, funzioni organiche e partecipazioni – anche come base per il conteggio dei mandati e la questione della disponibilità temporale.
- Percorso professionale e qualificazione: comprovabilità delle tappe e dei titoli da cui si desume l’idoneità professionale.
- Stampa e adverse media: copertura relativa a funzioni precedenti, crisi aziendali o procedimenti – datata e con fonte, non come impressione da motore di ricerca.
- Intrecci di rete e conflitti di interessi: partecipazioni, intrecci organici e relazioni di prossimità che possano toccare l’indipendenza o la funzione di controllo.
- Liste di sanzioni e watchlist: riscontro della persona e delle società a essa riconducibili.
La profondità della verifica può essere graduata per istituto e mandato – un membro della direzione di un istituto significativo richiede una ricerca più estesa di un ulteriore mandato di sorveglianza con ambito di compiti limitato. Ogni risultato – anche uno negativo nel senso di «nessuna anomalia» – appartiene a un fascicolo documentato. Perché nei confronti della vigilanza non conta solo il risultato, ma la ricostruibilità della propria verifica; perché ciò faccia la differenza in caso di contestazione è approfondito nel contributo «Una decisione che potete difendere».
Raccomandazione operativa
Ancorate la ricerca fit and proper come fase fissa prima della nomina, non come allegato alla notifica: prima verifica documentata delle fonti menzionate, poi decisione dell’organo, poi notifica ai sensi del § 24 par. 1 n. 1 KWG. Così identificate i punti bisognosi di chiarimento finché sono ancora affrontabili internamente – e presentate alla vigilanza una notifica la cui base fattuale è già stata verificata. Indicium supporta questo passaggio con report verificabili con fonti datate e controllo finale umano (art. 22 GDPR) – a partire da €79 a report; per il vostro caso di nomina concreto fissate volentieri una demo.
Questo articolo non costituisce una consulenza giuridica.