Il Geldwäschebeauftragte (responsabile antiriciclaggio) è competente ai sensi del § 7 par. 1 frase 1 GwG per il rispetto delle disposizioni in materia di antiriciclaggio — e quindi anche per le misure interne di sicurezza, tra cui il § 6 par. 2 n. 5 GwG annovera espressamente la verifica di affidabilità dei dipendenti. Sul piano operativo raramente può gestire lo screening da solo; deve comunque risponderne. Ciò di cui ha bisogno non è attivismo caso per caso, ma un processo documentato: classificazione delle posizioni basata sul rischio, profondità di verifica definita per classe di rischio, cadenza fissa, chiaro percorso di escalation e una documentazione che regga a una verifica speciale della BaFin.
Perché il controllo dei dipendenti fa capo al Geldwäschebeauftragte
L’affidabilità dei dipendenti è definita legalmente nel § 1 par. 20 GwG — non è quindi un criterio HR flessibile, ma un parametro di verifica previsto dalla legge. Per gli istituti si aggiunge il § 25h par. 1 KWG, che richiede misure interne di sicurezza contro atti penalmente rilevanti a danno dell’istituto. Nella pratica ciò significa: le risorse umane conducono i colloqui e raccolgono i documenti, ma la questione se la verifica avvenga in modo sistematico, quanto in profondità e con quale frequenza rientra nel catalogo dei compiti del Geldwäschebeauftragte. Chi la lascia senza risposta, alla prossima verifica non avrà alcuna risposta alla domanda più ovvia dell’autorità di vigilanza: «Ci mostri il suo concetto».
Il piano di costruzione del processo in cinque fasi
Uno screening dei dipendenti sostenibile si può impostare lungo cinque elementi costitutivi:
- 1. Classificazione delle posizioni basata sul rischio: classificare tutte le funzioni della casa in base al rischio di riciclaggio e abuso — pagamenti, accoglienza clienti, funzioni di compliance e amministrazione IT sono naturalmente più a rischio rispetto a ruoli senza accesso a clienti o sistemi.
- 2. Profondità di verifica per classe di rischio: assegnare a ogni classe un catalogo fisso di categorie di verifica — dalla verifica di identità e del curriculum al confronto con registri e liste di sanzioni fino alla ricerca adverse media per le posizioni esposte.
- 3. Definire la cadenza: la verifica non è una mera formalità di assunzione. Oltre all’onboarding, il concetto deve includere verifiche legate a eventi specifici (cambi di ruolo, segnali di anomalia) e un ciclo ricorrente per le funzioni ad alto rischio.
- 4. Stabilire il percorso di escalation: chi valuta un riscontro, chi decide sulle conseguenze, quando viene coinvolta la direzione? Senza un percorso definito, ogni scoperta resta un rischio del singolo caso.
- 5. Documentazione: archiviare ogni verifica con data, fonti, esito e valutazione — in modo che un terzo possa ricostruire la decisione anche anni dopo.
Verificabile significa: ricostruibile da terzi
A revisione interna e autorità di vigilanza non interessa se sia stata effettuata una verifica, ma se sia dimostrabile. Una documentazione verificabile risponde a tre domande: cosa è stato verificato, quando e in quali fonti? Qual è stato l’esito? Chi lo ha valutato e con quale motivazione? La stessa documentazione protegge anche personalmente il Geldwäschebeauftragte: chi può dimostrare che il concetto esisteva ed era applicato, ha in caso di necessità una risposta solida alla domanda sul proprio adempimento dei doveri. Screenshot in una cartella HR soddisfano raramente questo standard; un formato di report standardizzato con indicazione datata delle fonti lo soddisfa strutturalmente. Indicium fornisce a tal fine report verificabili con fonti datate e controllo finale umano (art. 22 GDPR) — a partire da €79 a report, dettagli nel report software.
Lacune tipiche nei processi esistenti
Punti deboli ricorrenti dal punto di vista delle verifiche speciali: la verifica esiste solo come copia del certificato penale all’onboarding; i dipendenti in servizio in funzioni critiche non sono mai stati ricontrollati; le forze esterne sfuggono del tutto alla maglia; e l’analisi dei rischi menziona i rischi legati ai dipendenti senza che ne derivi un processo di verifica. Nessuna di queste lacune è malafede — nascono perché la competenza tra HR e compliance non è stata chiarita. Proprio per questo il concetto di screening deve essere affidato per iscritto al Geldwäschebeauftragte, con le risorse umane come partner operativo. Perché la forza lavoro meriti lo stesso sguardo sistematico riservato ai clienti, lo spiega il nostro contributo KYC vs. Know Your Employee; le basi giuridiche sono approfondite nella panoramica sulla verifica di affidabilità ai sensi del § 6 par. 2 n. 5 GwG.
Raccomandazione operativa
Non cominciate dallo strumento, ma dalla classificazione: classificate prima tutte le posizioni in base al rischio, definite per ogni classe l’ambito di verifica e la cadenza e fissate per iscritto il percorso di escalation. Solo allora si pone la questione dell’attuazione — quali requisiti debba soddisfare uno strumento di screening l’abbiamo raccolto nel catalogo dei requisiti per il software di screening. Se volete provare il processo una volta: Fissate una demo.
Questo articolo non costituisce una consulenza giuridica.