Der Schweizer Strafregisterauszug ist ein gängiges Element des Pre-Employment Screenings, insbesondere in regulierten Branchen und bei Positionen mit Treuhandfunktionen. Arbeitgeber in der Schweiz können den Auszug anfordern, jedoch nur unter spezifischen Bedingungen und stets mit der ausdrücklichen Zustimmung des Bewerbers. Das Verständnis von Umfang, Grenzen und zulässiger Verwendung ist entscheidend für eine rechtskonforme Einstellungspraxis im DACH-Raum.
Was ist der Schweizer Strafregisterauszug?
Das Strafregister wird zentral in der Datenbank VOSTRA vom Schweizerischen Bundesamt für Justiz (BJ) in Bern geführt. Es erfasst strafrechtliche Verurteilungen durch Schweizer Gerichte sowie bestimmte andere Einträge wie strafrechtliche Maßnahmen und einige ausländische Verurteilungen, die im Rahmen internationaler Abkommen übernommen wurden. Die Führung dieses Registers dient der Transparenz und dem Schutz der Öffentlichkeit.
Es gibt drei Arten von Auszügen, die im Beschäftigungskontext relevant sind. Der Privatauszug ist für die betroffene Person erhältlich und zeigt die meisten eingetragenen Verurteilungen. Der behördliche Auszug wird ausschließlich an Behörden ausgestellt und kann zusätzliche Einträge enthalten, die im Privatauszug nicht sichtbar sind. Eine dritte Form, der Sonderprivatauszug, besteht speziell für Tätigkeiten mit regelmäßigem Kontakt zu Minderjährigen oder anderen besonders schutzbedürftigen Personen. Er weist Tätigkeits-, Kontakt- und Rayonverbote aus, die zum Schutz dieser Gruppen verhängt wurden, und ist in diesem Kontext das einschlägige Dokument — nicht der gewöhnliche Privatauszug. Arbeitgeber können den behördlichen Auszug nicht direkt anfordern; sie sind auf den Privatauszug angewiesen, den der Kandidat selbst beantragt und dann vorlegt.
Wann darf ein Arbeitgeber einen Strafregisterauszug verlangen?
Das Schweizer Recht räumt Arbeitgebern kein allgemeines Recht ein, Strafregisterinformationen eigenmächtig zu beschaffen. Nach Art. 328b OR darf ein Arbeitgeber Daten über Bewerber oder Arbeitnehmer nur verarbeiten, soweit sie sich auf deren Eignung für die konkrete Stelle beziehen oder für die Durchführung des Arbeitsvertrags notwendig sind — das ist die entscheidende Grenze für jede Strafregisteranfrage. Das Kernprinzip lautet, dass der Kandidat zustimmen und den Auszug in der Regel selbst beantragen muss. Der Arbeitgeber kann den Kandidaten im Bewerbungsprozess um einen Privatauszug bitten, der Kandidat ist dazu jedoch nicht gesetzlich verpflichtet, es sei denn, eine spezifische Rechtsvorschrift greift.
In der Praxis werden Strafregisterprüfungen am häufigsten für Positionen verlangt, die mit Vertrauen, finanzieller Verantwortung oder Kontakt zu schutzbedürftigen Gruppen verbunden sind. Typische Szenarien umfassen Rollen im Banken- und Finanzwesen, Positionen mit Kassen- oder Treasury-Verantwortung, Tätigkeiten mit Minderjährigen oder anderen geschützten Personen sowie Arbeitsplätze in sicherheitssensiblen Bereichen. Für diese Kategorien gilt die Anforderung eines Auszugs in der Regel als verhältnismäßig und deckt sich mit dem berechtigten Interesse des Arbeitgebers an einer sorgfältigen Personalauswahl.
Was zeigt der Privatauszug?
Der Privatauszug listet Verurteilungen auf, die nach den Entfernungsfristen des Strafregistergesetzes (StReG, SR 330) noch nicht aus dem Register entfernt wurden. Das StReG hat die früheren Strafregisterbestimmungen des Strafgesetzbuchs mit Inkrafttreten am 23. Januar 2023 abgelöst. Einträge werden nach einer festgelegten Frist getilgt, sobald die Strafe verbüßt wurde, sofern keine neue Verurteilung hinzugekommen ist. Die Dauer der Aufbewahrungsfrist hängt maßgeblich von der Schwere der verhängten Strafe ab.
Bestimmte Einträge erscheinen im Privatauszug gar nicht, darunter einige Maßnahmen, die nur im behördlichen Auszug vermerkt sind. Das bedeutet, dass der Privatauszug nicht in jedem Fall ein vollständiges Bild der strafrechtlichen Historie einer Person liefert. Arbeitgeber sollten sich dieser strukturellen Einschränkungen bewusst sein, wenn sie das Dokument für Screening-Entscheidungen heranziehen.
Wie verhält sich dies im Vergleich zu Deutschland und Österreich?
In Deutschland ist ein vergleichbares Dokument das Führungszeugnis, das vom deutschen Bundesamt für Justiz in Bonn ausgestellt wird — eine andere Behörde als das Schweizer BJ, trotz des ähnlichen Namens. Das Dokument geht an den Antragsteller, nicht an den Arbeitgeber; Arbeitgeber können den Bewerber bitten, es zu beantragen und vorzulegen. Für Tätigkeiten mit Minderjährigen ist ein erweitertes Führungszeugnis nach § 30a BZRG erforderlich, das der Antragsteller nur anhand einer schriftlichen Aufforderung des Arbeitgebers mit Angabe des gesetzlichen Zwecks beantragen kann. Der Antrag erfolgt bei der örtlichen Meldebehörde oder online; die Ausstellung übernimmt das Bundesamt für Justiz.
Österreich betreibt ein vergleichbares System über die Strafregisterbescheinigung, die bei jedem Gemeindeamt oder jeder Polizeidienststelle beantragt und von der Landespolizeidirektion ausgestellt wird; für Tätigkeiten mit Minderjährigen existiert eine eigene Kinderschutz-Variante (Strafregisterbescheinigung Kinder- und Jugendfürsorge). Wie in der Schweiz und in Deutschland hängt das Recht des Arbeitgebers, auf diese Informationen zuzugreifen, von der Mitarbeit des Kandidaten und einem berechtigten, verhältnismäßigen und positionsbezogenen Interesse ab.
In allen drei Rechtsräumen gilt der gemeinsame Nenner, dass Strafregisterdaten für Arbeitgeber nicht frei zugänglich sind. Die Zustimmung der betroffenen Person und eine dokumentierte, rollenspezifische Rechtfertigung sind die Grundvoraussetzungen für die Datenerhebung.
Was sollten Arbeitgeber vor der Anfrage eines Auszugs beachten?
Arbeitgeber sollten zunächst prüfen, ob eine Strafregisterprüfung für die angestrebte Rolle verhältnismäßig ist. Nicht jede Position rechtfertigt eine solche Anforderung. Die Erhebung von Strafregisterdaten ohne ein berechtigtes, rollenspezifisches Bedürfnis kann datenschutzrechtliche Bedenken nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG, in Kraft seit 1. September 2023) und, wo anwendbar, der DSGVO aufwerfen. Daten über Strafverfahren und Sanktionen gelten nach Art. 5 Abs. 1 Bst. c revDSG als besonders sensibel, was die Rechtfertigungsschwelle entsprechend anhebt.
Zu den wichtigsten Überlegungen gehören, ob die Rolle Treuhandpflichten, Zugang zu sensiblen Daten oder Verantwortung für schutzbedürftige Personen beinhaltet; ob die Anforderung auf das für die spezifische Position zwingend Notwendige beschränkt ist; und wie das resultierende Dokument gespeichert, verwendet und schließlich gelöscht wird. Arbeitgeber sollten die Begründung für die Anforderung eines Auszugs dokumentieren und sicherstellen, dass Kandidaten verstehen, warum er angefordert wird und wie mit den Informationen umgegangen wird.
Wie sollten die Ergebnisse bewertet werden?
Ein Strafregisterauszug sollte stets in Bezug auf die spezifische Rolle und nicht isoliert bewertet werden. Eine vergangene Verurteilung disqualifiziert einen Kandidaten nicht automatisch. Arbeitgeber sollten die Art der Straftat, ihre Relevanz für die Position, die verstrichene Zeit und ob der Eintrag in Kürze aus dem Register getilgt wird, sorgfältig berücksichtigen.
Pauschalausschlüsse aufgrund jeglicher Vorstrafen sind in der Regel schwer zu rechtfertigen und können Fragen der Fairness und Verhältnismäßigkeit aufwerfen. Ein strukturierter, dokumentierter Bewertungsprozess hilft Arbeitgebern, vertretbare Entscheidungen zu treffen und das Risiko willkürlicher Behandlung im Einstellungsprozess zu verringern.
Welche Grenzen hat das Strafregister-Screening?
Strafregisterauszüge erfassen nur Verurteilungen, die in der jeweiligen Gerichtsbarkeit rechtskräftig registriert wurden. Sie erfassen keine laufenden Ermittlungen, eingestellten Verfahren oder Negativmedienberichte, die für eine umfassendere Due-Diligence-Prüfung relevant sein können. Bei Rollen, bei denen Integrität und Reputationsrisiko von Bedeutung sind, werden Strafregisterprüfungen typischerweise mit Sanktions-Screening, Negativmedien-Recherchen und der Verifizierung von Berufsabschlüssen kombiniert.
Dieser mehrschichtige Ansatz ist besonders relevant für Positionen im oberen Management, regulierte Rollen im Finanzsektor und Positionen mit erheblicher Treuhandverantwortung. Das Verlassen auf einen bloßen Strafregisterauszug kann Lücken hinterlassen, die ein breiterer Screening-Prozess schließen kann.
Praktische Schritte für ein rechtskonformes Screening
Arbeitgeber sollten eine klare interne Richtlinie festlegen, die definiert, welche Rollen Strafregisterprüfungen erfordern, in welcher Phase des Einstellungsprozesses dies erfolgt und wie die Informationen verarbeitet werden. Kandidaten sollten vorab informiert werden, und die Zustimmung ist zu dokumentieren. Der Auszug sollte von einer definierten Person oder Funktion geprüft, sicher aufbewahrt und nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den Einstellungsprozess notwendig ist.
Für Organisationen, die im gesamten DACH-Raum tätig sind, trägt die Angleichung des Vorgehens über die Rechtsräume hinweg unter Wahrung lokaler rechtlicher Unterschiede zur Konsistenz bei und reduziert den administrativen Aufwand. Externe Screening-Anbieter können diesen Prozess unterstützen, indem sie Strafregisterprüfungen in einen umfassenderen Due-Diligence-Workflow integrieren, vorbehaltlich der eigenen Verantwortung der Organisation für die Rechtseinhaltung.
Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.