Referenzen in der Schweiz: Was Arbeitgeber fragen dürfen

Einstellungsentscheidungen in der Schweiz sind mit rechtlichen Pflichten verbunden, die weit über das Vorstellungsgespräch hinausgehen. Wenn ein Arbeitgeber den ehemaligen Vorgesetzten eines Bewerbers kontaktiert oder ein schriftliches Zeugnis anfordert, bewegt sich dieser Prozess am Schnittpunkt von Arbeitsrecht, Persönlichkeitsschutz und Datenschutzrecht. Das Schweizer Recht verbietet Referenzprüfungen nicht, setzt ihnen jedoch Grenzen, die Personalleiter und Hiring Manager kennen sollten, bevor sie zum Telefon greifen.

Die rechtliche Grundlage für Referenzprüfungen in der Schweiz

Schweizer Arbeitsverhältnisse werden primär durch das Obligationenrecht (OR) und das Zivilgesetzbuch (ZGB) geregelt. Zwei Bestimmungen sind hier besonders relevant. Artikel 330a OR gewährt Arbeitnehmenden auf Verlangen ein schriftliches Arbeitszeugnis, das sich über Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie über Leistung und Verhalten äussert. Artikel 28 ZGB begründet den allgemeinen Persönlichkeitsschutz, der Personen vor unrechtmässigen Eingriffen in ihre persönliche Sphäre schützt.

Das revidierte Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG), seit September 2023 in Kraft, fügt eine weitere Ebene hinzu. Es verlangt, dass Personendaten rechtmässig, verhältnismässig und für einen Zweck verarbeitet werden, der für die betroffene Person erkennbar ist. Referenzprüfungen beinhalten die Verarbeitung von Personendaten — sowohl derjenigen des Bewerbers als auch indirekt derjenigen der Referenzperson —, sodass die Grundsätze von Transparenz, Zweckbindung und Datenminimierung durchgehend gelten.

Was Arbeitgeber fragen dürfen

Das Schweizer Recht erlaubt Arbeitgebern, Informationen zu erheben, die für die anstehende Einstellungsentscheidung relevant sind. Der leitende Grundsatz lautet Verhältnismässigkeit: Fragen und Auskünfte müssen in einem angemessenen Verhältnis zur zu besetzenden Stelle stehen.

Zulässige Themen umfassen typischerweise:

• Bestätigung von Beschäftigungsdauer und Stellenbezeichnung. Die Überprüfung, ob der Bewerber die angegebene Position während des genannten Zeitraums innehatte, ist ein Standard- und unproblematischer Schritt.
• Beschreibung von Aufgaben und Verantwortungsbereich. Ehemalige Arbeitgeber dürfen Auskunft geben über die wahrgenommenen Aufgaben, die Grösse des geführten Teams oder die Reporting-Struktur.
• Beurteilung von Leistung und Verhalten. Das Arbeitszeugnis nach Artikel 330a OR deckt Leistung und Verhalten ausdrücklich ab, sodass die Bitte an eine Referenzperson, diese Bereiche zu vertiefen, grundsätzlich zulässig ist.
• Austrittsgrund. Diese Frage wird häufig gestellt, wobei der ehemalige Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, eine detaillierte Erklärung abzugeben. Eine sachliche Angabe — wie Kündigung, einvernehmliche Trennung oder Entlassung — ist in der Regel ausreichend.
• Wiedereinstellungsbereitschaft. Die Frage, ob der ehemalige Arbeitgeber den Bewerber wieder einstellen würde, ist eine gängige Praxis und gilt grundsätzlich als zulässig, wobei die Referenzperson die Antwort verweigern darf.

Die zentrale Einschränkung ist die Relevanz. Fragen, die die berufliche Vergangenheit und die Eignung für die konkrete Stelle betreffen, fallen in den legitimen Rahmen einer Referenzprüfung. Fragen, die in das Privatleben des Bewerbers ausgreifen, tun dies in der Regel nicht.

Was unzulässig ist

Der Schweizer Persönlichkeitsschutz und das Datenschutzrecht setzen klare Grenzen für das, was während einer Referenzprüfung erfragt werden darf. Informationen, die für die Einstellungsentscheidung nicht relevant sind oder die persönliche Sphäre des Bewerbers verletzen, sind unzulässig — unabhängig davon, ob die Referenzperson sie preisgeben würde.

Themen, die Arbeitgeber nicht verfolgen sollten, umfassen:

• Gesundheit und Krankengeschichte. Angaben über die körperliche oder psychische Verfassung des Bewerbers, Krankheitsausfallmuster oder Behinderungsstatus sind geschützt. Die einzige enge Ausnahme betrifft Gesundheitsinformationen, die unmittelbar die Fähigkeit zur Ausübung der konkreten Stelle betreffen, und selbst dann sollte die Abklärung beim Bewerber selbst erfolgen, nicht bei der Referenzperson.
• Politische Meinungen und Gewerkschaftszugehörigkeit. Dies sind Persönlichkeitsaspekte, die in der überwiegenden Mehrheit der Stellen keinen Bezug zur beruflichen Eignung haben.
• Religionszugehörigkeit. Sofern es sich nicht um eine Stelle innerhalb einer religiösen Einrichtung handelt, ist dies kein zulässiges Thema.
• Sexuelle Orientierung und private Beziehungen. Informationen über das Privatleben, den Familienstand oder Familienplanung des Bewerbers sind für eine Einstellungsentscheidung nicht relevant und sollten nicht eingeholt werden.
• Strafregister. Die Vorstrafen eines Bewerbers sind über einen Strafregisterauszug zugänglich, den der Bewerber selbst beantragen kann. Arbeitgeber sollten Referenzpersonen keine anekdotischen Auskünfte über strafrechtliche Sachverhalte entlocken. Für bestimmte Stellen — insbesondere solche mit finanzieller Verantwortung oder im Umgang mit Minderjährigen — ist die Einholung eines formellen Auszugs vom Bewerber der sachgerechte Weg.
• Personendaten Dritter. Wenn eine Referenzperson um Aussagen über andere Mitarbeitende gebeten wird oder Informationen teilt, die identifizierbare Dritte offenlegen, entstehen datenschutzrechtliche Bedenken nach dem revDSG.

Selbst wenn ein Thema nicht strikt verboten ist, sollten Arbeitgeber prüfen, ob die Information für die Entscheidung notwendig ist. Die Erhebung von Daten, die lediglich interessant, aber nicht entscheidungsrelevant sind, birgt ein unnötiges Risiko nach den Datenschutzgrundsätzen.

Die Rolle der Einwilligung

Das Schweizer Recht verlangt nicht in jedem Fall eine ausdrückliche Einwilligung vor der Durchführung einer Referenzprüfung, insbesondere wenn der Bewerber die Kontaktdaten der Referenzperson selbst angegeben oder sie als Referenz benannt hat. Dennoch ist die Einholung der schriftlichen Einwilligung des Bewerbers vor der Kontaktaufnahme mit ehemaligen Arbeitgebern eine weit verbreitete Empfehlung. Sie belegt Transparenz, entspricht dem Zweckbindungsgrundsatz des revDSG und verringert das Risiko von Streitigkeiten.

Die Einwilligung sollte festlegen, welche ehemaligen Arbeitgeber kontaktiert werden dürfen, den allgemeinen Umfang der Erkundigungen und den Zweck der Datenerhebung. Falls der Arbeitgeber einen externen Screening-Dienstleister einsetzen will, sollte auch dies offengelegt werden.

Dokumentationsstandards

An der Dokumentation scheitern viele Referenzprüfungsprozesse an den rechtlichen Anforderungen. Nach dem revDSG müssen Arbeitgeber nachweisen können, dass Personendaten rechtmässig und für einen angegebenen Zweck verarbeitet wurden. Dies setzt voraus, dass protokolliert wird, was gefragt, was festgehalten und wie die Information verwendet wurde.

Praktische Dokumentationsschritte umfassen:

• Grundlage der Prüfung festhalten. Vermerken, dass der Bewerber eingewilligt hat oder dass die Referenzperson vom Bewerber benannt wurde.
• Gestellte Fragen dokumentieren. Die abgedeckten Themen nachvollziehbar aufzeichnen, idealerweise mit einem standardisierten Fragebogen, der bei allen Bewerbern für dieselbe Stelle konsistent angewendet wird.
• Erhaltene Informationen festhalten. Die Antworten der Referenzperson sachlich zusammenfassen. Subjektive Charakterisierungen, die nicht durch konkrete Beobachtungen belegt sind, sollten nicht festgehalten werden.
• Verwendung der Information notieren. Falls die Referenzprüfung die Einstellungsentscheidung beeinflusst hat, ist dies zu dokumentieren. Falls nicht, ebenfalls.
• Aufbewahrungsdauer angemessen wählen. Daten sollen nicht länger als nötig aufbewahrt werden. Sobald die Einstellungsentscheidung getroffen ist und eine etwaige Anfechtungsfrist abgelaufen ist, sollten nicht mehr benötigte Unterlagen gelöscht oder gemäss der Aufbewahrungsrichtlinie des Arbeitgebers archiviert werden.

Bewerber haben nach dem revDSG ein Auskunftsrecht über die sie betreffenden Personendaten, die der Arbeitgeber speichert. Notizen aus Referenzprüfungen sind davon nicht ausgenommen. Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass ihre Aufzeichnungen sachlich, professionell und verteidigbar sind.

Grenzüberschreitende Aspekte

Die Schweiz ist kein EU-Mitgliedstaat, doch das revDSG wurde so gestaltet, dass es mit der DSGVO der EU kompatibel ist. Wenn eine Referenzprüfung ehemalige Arbeitgeber in EU- oder EWR-Staaten einbezieht, kann die DSGVO auf diesen Teil der Verarbeitung anwendbar sein. Arbeitgeber, die grenzüberschreitende Prüfungen durchführen, sollten sich bewusst sein, dass sich der anwendbare Rechtsrahmen je nach Standort der Referenzperson und Speicherort der Daten verschieben kann.

Für Arbeitgeber, die im weiteren DACH-Raum tätig sind, sind die Unterschiede zwischen Schweizer, deutschen und österreichischen Anforderungen handhabbar, aber real. Das deutsche Arbeitsrecht legt beispielsweise grossen Wert auf die Pflicht des Zeugnisausstellers zu einer wahrheitsgemässen, aber wohlwollenden Beurteilung, während die Schweizer Praxis eher zu sachlicher Klarheit neigt. Das Verständnis dieser Nuancen hilft, Fehlinterpretationen von Referenzen aus unterschiedlichen Rechtsgebieten zu vermeiden.

Praktische Empfehlungen

Arbeitgeber, die in der Schweiz Referenzprüfungen durchführen, sollten einen strukturierten Ansatz wählen:

1. Umfang festlegen, bevor jemand kontaktiert wird. Bestimmen Sie, welche Themen für die Stelle relevant sind, und bereiten Sie einen standardisierten Fragenkatalog vor.
2. Einwilligung des Bewerbers einholen. Auch wo nicht zwingend erforderlich, reduziert eine schriftliche Einwilligung das rechtliche Risiko und schafft Vertrauen.
3. Erkundungen auf berufliche Relevanz beschränken. Vermeiden Sie offene Fragen, die Referenzpersonen dazu verleiten könnten, geschützte Informationen zu teilen.
4. Konsistente Dokumentation anwenden. Verwenden Sie für alle Bewerber einer Stelle denselben Fragebogen und dasselbe Aufzeichnungsformat.
5. Hiring Manager schulen. Personen, die Referenzgespräche führen, sollten wissen, was sie fragen dürfen und was nicht, und wie sie ein Gespräch zurücklenken, das in unzulässiges Terrain abdriftet.
6. Screening-Unterstützung hinzuziehen, wenn die Komplexität dies erfordert. Bei Führungskräften, regulierten Funktionen oder grenzüberschreitenden Prüfungen kann ein strukturierter Screening-Prozess helfen, Konsistenz und Dokumentationsstandards zu wahren.

Fazit

Referenzprüfungen sind ein wertvolles Instrument für Schweizer Arbeitgeber, sie bewegen sich jedoch in einem definierten Rechtsrahmen. Die Grenzziehung zwischen zulässigen und unzulässigen Fragen ergibt sich aus Relevanz, Verhältnismässigkeit und dem Respekt vor den Persönlichkeitsrechten. Die Dokumentation ist kein Nachgedanke — sie ist eine rechtliche Anforderung nach dem revDSG und ein praktischer Schutz gegen Streitigkeiten. Arbeitgeber, die Referenzprüfungen mit Struktur und Disziplin angehen, können aussagekräftige Informationen erheben, ohne sich unnötigen rechtlichen Risiken auszusetzen.

Dieser Artikel informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.