Bei Fit-&-Proper- und Zuverlässigkeitsentscheidungen zählt gegenüber BaFin, Revision und im Streitfall nicht, dass geprüft wurde — sondern ob die Entscheidung nachvollziehbar dokumentiert und von einer qualifizierten Person verantwortet ist. Ein Datenbank-Treffer ohne Bewertung ist kein Nachweis; eine Bewertung ohne Quellen ist keine Grundlage. Deshalb genügt bei diesen Entscheidungen weder Software allein noch das reine Bauchgefühl eines erfahrenen Prüfers: Es braucht beides, in einem Prozess — den Hybrid-Ansatz.
Der Maßstab: Nachweis, nicht nur Prüfung
Die Nachweislogik ist im Aufsichtsrecht angelegt. Die Bestellungsanzeige nach § 24 Abs. 1 Nr. 1 KWG verlangt die Tatsachen, die für die Beurteilung der Zuverlässigkeit wesentlich sind — nicht das Ergebnis einer Datenbankabfrage, sondern eine begründete Einschätzung. Materiell setzen § 25c Abs. 1 KWG für Geschäftsleiter und § 25d Abs. 1 KWG für Verwaltungs- und Aufsichtsorgane die Maßstäbe für Zuverlässigkeit und Sachkunde; für die Belegschaft verlangt § 6 Abs. 2 Nr. 5 GwG die Zuverlässigkeitsprüfung als interne Sicherungsmaßnahme. Allen Normen gemeinsam ist: Die Verantwortung für die Bewertung liegt beim Institut und lässt sich nicht an einen Algorithmus delegieren. Wie die Vorbereitung der Bestellungsanzeige konkret aussieht, zeigt unser Beitrag zu Fit & Proper bei der BaFin.
Was Software leistet — und wo sie endet
Software ist bei der Zuverlässigkeitsprüfung unverzichtbar: Sie macht Prüfungen wiederholbar, deckt Register, Sanktionslisten und Medien in einer Breite ab, die manuell nicht erreichbar ist, und erzeugt konsistente Dokumentation. Welche Anforderungen ein Tool dafür erfüllen muss, haben wir im Anforderungskatalog für Screening-Software beschrieben. Aber Software endet dort, wo die Entscheidung beginnt: Ist der Namens-Treffer wirklich dieselbe Person? Ist ein zehn Jahre alter Pressebericht für diese Funktion noch relevant? Wie wiegt ein Interessenkonflikt gegen einen ansonsten makellosen Werdegang? Diese Fragen beantwortet keine Trefferliste — sie verlangen eine qualifizierte menschliche Bewertung, die im Zweifel auch vor der Aufsicht vertreten wird. Ein reines Tool-Ergebnis ohne diese Bewertungsebene verschiebt die eigentliche Arbeit nur nach hinten: auf den Moment, in dem Revision oder BaFin nachfragen, wer den Treffer eingeordnet hat.
Drei Modelle im Vergleich
Vor der Anbieterentscheidung stehen praktisch drei Betriebsmodelle:
- Inhouse: Volle Kontrolle, aber begrenzte Quellen, personengebundenes Wissen und uneinheitliche Dokumentation — schwer skalierbar und in der Prüfung angreifbar.
- Vollauslagerung: Entlastet operativ, aber die Verantwortung bleibt beim Institut; zudem wird der Dienstleister selbst zur Drittpartei, für die nach Art. 28 VO (EU) 2022/2554 (DORA) eine vorvertragliche Due Diligence und laufende Steuerung gehören.
- Hybrid: Software liefert Breite, Wiederholbarkeit und datierte Quellen; eine qualifizierte Person prüft, bewertet und verantwortet das Ergebnis. Das Institut erhält beides — Skalierung und eine Entscheidung mit Absender.
„A decision you can defend“: der Hybrid-Ansatz von Indicium
Genau dieses dritte Modell ist der Kern von Indicium. Jeder Report kombiniert die softwaregestützte Prüfung über definierte Kategorien mit einer menschlichen Letztprüfung vor Auslieferung — keine vollautomatisierte Einzelentscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO, sondern eine von Menschen verantwortete Bewertung. Jede Feststellung ist mit datierter Quelle belegt, sodass der Report unverändert an Revision oder Aufsicht gehen kann. Das Ergebnis ist das, was die Marke verspricht: „a decision you can defend“ — eine Entscheidung, die Sie gegenüber BaFin, Revision und im Streitfall verteidigen können. Für besonders exponierte Personalien — Geschäftsleiter, Aufsichtsräte, Schlüsselfunktionen — verbindet unser Hybrid-Boutique-Modell den standardisierten Report mit vertiefter Einzelfallrecherche. Reports gibt es ab €79, transparent aufgeschlüsselt unter Preise.
Handlungsempfehlung
Stellen Sie an jeden Anbieter — auch an uns — drei Fragen: Wer verantwortet die Bewertung eines Treffers? Wie ist jede Feststellung belegt und datiert? Und lässt sich der Report unverändert der Aufsicht vorlegen? Wenn eine der Antworten „das macht das System“ lautet, prüfen Sie genau. Wie Indicium diese drei Fragen beantwortet, sehen Sie am schnellsten in einer Demo.
Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.