Die Zuverlässigkeitsprüfung von Mitarbeitern ist für Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz keine freiwillige Zusatzmaßnahme, sondern eine gesetzlich definierte interne Sicherungsmaßnahme: § 6 Abs. 2 Nr. 5 GwG verlangt „die Überprüfung der Zuverlässigkeit der Mitarbeiter durch geeignete Maßnahmen“. Was Zuverlässigkeit bedeutet, definiert das Gesetz selbst — in § 1 Abs. 20 GwG. Banken und Versicherer müssen die Prüfung bei der Einstellung und laufend durchführen und ihre Umsetzung dokumentieren können.
Die Rechtsgrundlage: Mitarbeiterprüfung als interne Sicherungsmaßnahme
§ 6 GwG verpflichtet alle Verpflichteten im Sinne des Gesetzes — darunter Kreditinstitute nach § 2 Abs. 1 Nr. 1 GwG — zu angemessenen internen Sicherungsmaßnahmen. Die Mitarbeiterprüfung steht dabei in § 6 Abs. 2 Nr. 5 GwG gleichrangig neben bekannteren Pflichten wie Schulungen oder der Bestellung eines Geldwäschebeauftragten. In der Praxis wird sie dennoch häufig stiefmütterlich behandelt: Während die Kundenprüfung (KYC) mit erheblichem Aufwand betrieben wird, beschränkt sich die Mitarbeiterseite oft auf ein Führungszeugnis bei Einstellung. Warum das zu kurz greift, zeigt der Beitrag KYC vs. Know Your Employee.
Was „Zuverlässigkeit“ nach § 1 Abs. 20 GwG bedeutet
Vielen Verpflichteten ist nicht bewusst, dass das GwG eine eigene Legaldefinition enthält. Nach § 1 Abs. 20 GwG ist zuverlässig, wer die Gewähr dafür bietet, dass er
- die geldwäscherechtlichen Pflichten und die unternehmensinternen Grundsätze sorgfältig beachtet,
- Tatsachen mit Bezug zu Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung dem Vorgesetzten oder dem Geldwäschebeauftragten meldet und
- sich nicht selbst an zweifelhaften Transaktionen oder Geschäften aktiv oder passiv beteiligt.
Die Prüfung zielt also nicht allein auf Vorstrafen, sondern auf eine Prognose: Bietet die Person die Gewähr, dass sie Präventionspflichten mitträgt — oder bestehen Anhaltspunkte, die dagegen sprechen? Ein leeres Führungszeugnis beantwortet diese Frage nur zu einem kleinen Teil.
Wann geprüft werden muss: Einstellung und laufender Betrieb
Die Norm unterscheidet nicht zwischen Neueinstellungen und Bestandspersonal. Anerkannt sind im Wesentlichen zwei Prüfanlässe:
- Bei der Einstellung: Vor Aufnahme der Tätigkeit, mit einer Prüftiefe, die sich am Risiko der Position orientiert — wer Transaktionen freigeben oder Kontrollen umgehen kann, ist intensiver zu prüfen als eine Rolle ohne Berührung zu Geldflüssen.
- Laufend: Zuverlässigkeit ist keine einmalige Feststellung. Anlassbezogene Prüfungen (etwa bei Rollenwechseln oder konkreten Hinweisen) und angemessene Wiederholungszyklen gehören zu einer vollständigen Umsetzung. Zur Abgrenzung der Modelle: Einmalprüfung oder laufendes Monitoring.
Typische Umsetzungslücken
In der Praxis begegnen uns wiederkehrende Schwachstellen, die bei einer Prüfung durch Revision oder Aufsicht auffallen:
- Die Prüfung existiert nur auf dem Papier — ein Passus im Onboarding-Prozess ohne definierten Prüfumfang.
- Es gibt keine risikobasierte Abstufung: Alle Positionen werden gleich (oder gleich wenig) geprüft.
- Bestandsmitarbeiter und interne Wechsler in sensible Funktionen werden nicht erfasst.
- Ergebnisse werden nicht dokumentiert — im Zweifel lässt sich nicht nachweisen, dass überhaupt geprüft wurde.
- Externe Kräfte mit vergleichbarem Zugriff fallen komplett durch das Raster.
Gerade der letzte Punkt wiegt schwer, weil das Datenschutzrecht hier eine strukturierte Herangehensweise verlangt; Einzelheiten für den Bewerbungskontext behandelt der Beitrag Pre-Employment-Screening in Banken.
Handlungsempfehlung: So setzen Sie die Prüfung auf
Ein belastbares Konzept lässt sich in vier Schritten aufbauen. Erstens: Positionen risikobasiert klassifizieren — welche Rollen können Geldwäscheprävention unterlaufen? Zweitens: Prüftiefe und Turnus je Risikoklasse festlegen, von der Basisprüfung bis zur vertieften Recherche über mehrere Kategorien (Register, Sanktionslisten, Adverse Media). Drittens: Zuständigkeiten und Eskalationswege definieren — die operative Umsetzung liegt meist beim Geldwäschebeauftragten, siehe Pflichtenheft des Geldwäschebeauftragten. Viertens: Jede Prüfung so dokumentieren, dass Revision und Aufsicht Anlass, Umfang, Quellen und Ergebnis nachvollziehen können.
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Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.