Consiglio di fabbrica e background check: integrare la cogestione

I background check nelle aziende con cogestione falliscono raramente per la protezione dei dati – falliscono per il consiglio di fabbrica scavalcato. La strategia giusta è quindi: integrare la cogestione in modo tempestivo e strutturato invece di lasciarsi bloccare. Chi affronta correttamente i diritti di partecipazione di cui ai §§ 94, 95 e 87 par. 1 n. 6 BetrVG e ancora lo screening in un accordo aziendale, guadagna persino una base giuridica aggiuntiva: l’art. 88 par. 1 GDPR riconosce espressamente gli accordi collettivi come base per il trattamento dei dati dei dipendenti.

Quali diritti di cogestione sono coinvolti

Tre norme del BetrVG vanno tenute distinte nello screening – hanno portate e conseguenze giuridiche diverse:

• § 94 BetrVG – questionari sul personale: le rilevazioni standardizzate di dati di candidati e dipendenti (questionari, autodichiarazioni, moduli di consenso nel processo di screening) richiedono il consenso del consiglio di fabbrica.
• § 95 BetrVG – direttive di selezione: chi stabilisce che determinati esiti di verifica concorrano a decidere di assunzione, trasferimento o licenziamento crea direttive di selezione – anch’esse soggette a consenso.
• § 87 par. 1 n. 6 BetrVG – impianti tecnici: lo screening dei dipendenti assistito da software può attivare il diritto di cogestione sugli impianti tecnici «destinati» al controllo del comportamento o delle prestazioni. La portata di questa norma è controversa per le configurazioni di screening; la giurisprudenza del Tribunale federale del lavoro interpreta tradizionalmente in senso ampio il concetto di idoneità al controllo, per cui in caso di dubbio dovreste presupporre un obbligo di cogestione.

In via complementare vale il § 80 par. 2 BetrVG: il consiglio di fabbrica può esigere un’informazione tempestiva e completa per l’esercizio dei propri compiti – anche sui processi di verifica pianificati.

Perché scavalcarlo costa più che integrarlo

Uno screening introdotto senza il consiglio di fabbrica poggia su gambe di argilla: il consiglio può far cessare le misure contrarie alla cogestione, e gli esiti di una procedura contraria alla cogestione sono solo limitatamente utilizzabili in caso di conflitto. Il progetto perde mesi – e la fiducia necessaria per i casi davvero delicati. Si aggiunge l’effetto esterno: una disputa su processi di verifica introdotti di nascosto danneggia proprio quel rapporto di fiducia nella forza lavoro su cui un programma di integrità fa affidamento. Al contrario, il consiglio di fabbrica sul tema dell’integrità è raramente l’avversario naturale: anche la forza lavoro ha interesse che le posizioni dirigenziali e i ruoli critici per la sicurezza siano occupati in modo pulito. Chi espone il processo di verifica – categorie, fonti, occasioni, termini di conservazione – negozia secondo l’esperienza sull’impostazione, non sul se.

L’accordo aziendale come base giuridica ai sensi dell’art. 88 GDPR

Il coinvolgimento non è solo un dovere, ma un’opportunità: ai sensi dell’art. 88 par. 1 GDPR gli accordi collettivi possono creare disposizioni più specifiche per il trattamento dei dati dei dipendenti. Un accordo aziendale «verifica di integrità» ben fatto dà così allo screening una base giuridica autonoma e su misura – preziosa proprio da quando è in discussione la tenuta del § 26 BDSG come clausola generale (retroscena nel nostro contributo sulle basi giuridiche GDPR del pre-employment screening).

Punti chiave tipo per l’accordo aziendale «verifica di integrità»

Questi punti l’accordo dovrebbe disciplinare – l’elenco è adatto anche come base di discussione da inoltrare direttamente al vostro consiglio di fabbrica:

1. Ambito di applicazione: quali gruppi di posizioni vengono verificati, secondo quale classificazione di rischio?
2. Categorie di verifica e fonti: catalogo esaustivo (ad es. identità, registri, liste di sanzioni, adverse media) – ciò che non è elencato non viene verificato; sui limiti dei social network vedi il nostro contributo sullo screening dei social media.
3. Occasioni e cadenza: assunzione, cambio di ruolo, ripetizione su evento – nessuna sorveglianza permanente senza motivo.
4. Procedura: informazione degli interessati, decisione finale umana, gestione degli esiti anomali, diritto di audizione.
5. Termini di conservazione e concetto di cancellazione, nonché autorizzazioni di accesso.
6. Partecipazione del consiglio di fabbrica in caso di modifiche del catalogo o del software impiegato.

Raccomandazione operativa

Coinvolgete il consiglio di fabbrica prima di scegliere un fornitore – non dopo. Esponete l’intero processo di verifica, negoziate i punti chiave di cui sopra in un accordo aziendale e documentate i consensi ai sensi dei §§ 94, 95 BetrVG. Prevedete finestre temporali realistiche: un accordo solido richiede secondo l’esperienza più sessioni, ma è poi una base stabile per anni. Un fornitore che lavora con categorie definite, fonti datate e controllo finale umano (art. 22 GDPR) vi rende facile questa trasparenza – come è costruito il processo di verifica di Indicium lo mostra il report software in dettaglio, volentieri anche in una demo insieme al vostro consiglio di fabbrica.

Questo articolo non costituisce una consulenza giuridica.