I background check sono ammessi in Svizzera – ma regolamentati diversamente rispetto all’UE. Il quadro è fissato dall’art. 328b CO: il datore di lavoro può trattare dati di candidati e lavoratori solo nella misura in cui essi riguardano l’idoneità al rapporto di lavoro o sono necessari all’esecuzione del contratto di lavoro. La legge riveduta sulla protezione dei dati (nLPD, in vigore dal 01.09.2023) inasprisce inoltre gli obblighi di trasparenza e informazione. Il criterio centrale di ogni verifica è quindi la proporzionalità: la profondità della verifica deve corrispondere alla posizione concreta.
Art. 328b CO: la rilevanza ai fini dell’idoneità come limite giuslavoristico
L’art. 328b CO è la norma centrale per ogni screening nel contesto lavorativo svizzero – ed è sorprendentemente chiaro: il trattamento dei dati è ammesso solo in due direzioni, idoneità al concreto rapporto di lavoro ed esecuzione del contratto. Ne consegue immediatamente il riferimento alla posizione: ciò che sarebbe sproporzionato per una cassiera può essere doveroso per un membro della direzione di una banca. Un check standard uniforme «per tutti» è tanto incompatibile con questa sistematica quanto una verifica approfondita senza motivo e senza riferimento al ruolo. Categorie di verifica come estratti di registri, solvibilità o ricerca sui media devono poter essere motivate per ciascuna posizione – e questa motivazione dovrebbe essere documentata.
nLPD: trasparenza e informazione come seconda colonna
Dal 01.09.2023 è in vigore la legge riveduta sulla protezione dei dati. Per i background check sono praticamente rilevanti soprattutto tre conseguenze:
- Obbligo di informazione: la persona verificata deve essere informata sulla raccolta dei suoi dati personali – anche quando i dati non vengono raccolti direttamente presso di lei, ad esempio da registri o fonti pubbliche.
- Principi del trattamento: proporzionalità, finalità e correttezza valgono per ogni categoria di verifica; riscontri obsoleti o non verificati non devono confluire senza controllo in una decisione.
- Sanzioni inasprite: la nLPD prevede multe che – a differenza del GDPR – possono essere irrogate alle persone fisiche responsabili. Le violazioni della protezione dei dati nello screening diventano così anche un rischio personale per chi agisce.
Un check occulto «alle spalle» del candidato non è un’opzione sotto questo regime. La via conforme alla legge passa dalla trasparenza: il candidato sa che viene verificato e in quali categorie.
Referenze: solo su indicazione o consenso
Un tema ricorrente della prassi svizzera sono le referenze presso il precedente datore di lavoro. Sono ammesse solo se il candidato ha indicato la persona di riferimento o ha acconsentito alla richiesta – la telefonata informale all’ex superiore senza che il candidato lo sappia viola la sua protezione della personalità. Anche nel merito, la referenza resta vincolata allo stesso criterio del certificato di lavoro: vera, completa e benevola. Per i check strutturati vale quindi: le referenze appartengono alla parte trasparente e consensuale del processo.
Caso speciale degli istituti regolamentati: la garanzia FINMA
Per le banche e gli altri soggetti vigilati si aggiunge una dimensione di vigilanza: il requisito della garanzia (Gewähr) esige che le persone incaricate dell’amministrazione e della direzione offrano garanzia di un’attività commerciale irreprensibile (art. 3 par. 2 lett. c LBCR). Chi nomina una persona chiave senza averne verificato preventivamente l’integrità rischia richieste di chiarimento e ritardi nella procedura di autorizzazione. Qui la verifica approfondita non è solo ammessa, ma di fatto attesa – i dettagli sui requisiti specifici del settore si trovano nelle panoramiche di settore. Per i ruoli sensibili sotto il profilo della sicurezza con riferimento federale vale in aggiunta la verifica statale della sicurezza personale – a riguardo il contributo PSP secondo ISG e PSPV.
Raccomandazione operativa: profondità di verifica graduata come standard
Il background check svizzero conforme alla legge è graduato in base alla posizione. In concreto: in primo luogo, classificate i vostri ruoli in base al rischio – patrimonio dei clienti, accesso ai sistemi, responsabilità dirigenziale, rilevanza per la garanzia. In secondo luogo, definite per ciascun livello le categorie di verifica giustificabili ai sensi dell’art. 328b CO e documentate tale motivazione. In terzo luogo, informate i candidati in modo trasparente e ottenete i consensi ove necessari – in particolare per le referenze. È esattamente questo modello di livelli di report basati sul rischio che Indicium rispecchia: report verificabili con fonti datate e controllo finale umano, a partire da €79 a report. Cosa faccia e cosa non faccia l’equivalente svizzero del certificato penale tedesco lo mostra peraltro il contributo Certificato penale vs. background check – le lacune strutturali di un estratto di registro sono le stesse di qua e di là del confine. Per una valutazione della vostra situazione: fissare una demo.
Questo articolo non costituisce una consulenza giuridica.