Les background checks sont autorisés en Suisse — mais réglementés différemment que dans l’UE. Le cadre est fixé par l’art. 328b CO (Code des obligations suisse) : l’employeur ne peut traiter des données sur les candidats et les salariés que dans la mesure où elles concernent leur aptitude au rapport de travail ou sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail. La loi révisée sur la protection des données (nLPD, en vigueur depuis le 1er septembre 2023) renforce en outre les obligations de transparence et d’information. La norme centrale pour tout contrôle est donc la proportionnalité : la profondeur du screening doit correspondre au poste spécifique.
Art. 328b CO : la pertinence pour l’aptitude comme limite de droit du travail
L’art. 328b CO est la disposition centrale pour tout screening dans le contexte de l’emploi en Suisse — et elle est remarquablement claire : le traitement de données n’est autorisé que dans deux directions, l’aptitude au rapport de travail spécifique et l’exécution du contrat. Il en découle directement l’approche fondée sur le poste : ce qui serait disproportionné pour un caissier peut être justifié pour un membre de la direction d’une banque. Un contrôle standard uniforme « pour tous » est tout aussi incompatible avec ce système qu’une vérification approfondie sans discernement sans lien avec le poste. Les catégories de screening telles que les extraits de registres, la solvabilité ou les recherches médiatiques doivent être justifiables pour chaque poste — et cette justification doit être documentée.
nLPD : transparence et information comme second pilier
La loi révisée sur la protection des données s’applique depuis le 1er septembre 2023. Pour les background checks, trois conséquences sont particulièrement pertinentes en pratique :
- Obligation d’information : La personne contrôlée doit être informée de la collecte de ses données personnelles — même lorsque les données ne sont pas obtenues directement auprès d’elle, par exemple auprès de registres ou de sources publiques.
- Principes de traitement : La proportionnalité, la limitation des finalités et l’exactitude s’appliquent à chaque catégorie de screening ; les constats obsolètes ou non vérifiés ne doivent pas alimenter une décision sans contrôle.
- Sanctions renforcées : La nLPD prévoit des amendes qui — contrairement au RGPD — peuvent viser les personnes physiques responsables. Les violations de la protection des données dans le screening constituent donc aussi un risque personnel pour les personnes qui agissent.
Un contrôle clandestin « dans le dos du candidat » n’est pas une option sous ce régime. La voie licite passe par la transparence : le candidat sait qu’un contrôle a lieu et dans quelles catégories.
Références : uniquement sur désignation ou consentement
Une question récurrente dans la pratique suisse est celle des demandes de références auprès des anciens employeurs. Elles ne sont autorisées que si le candidat a désigné la référence ou consenti à la demande — l’appel informel à l’ancien supérieur sans que le candidat le sache viole ses droits de la personnalité. Sur le fond également, les informations données restent soumises à la même norme que la lettre de recommandation : véridiques, complètes et bienveillantes. Pour les contrôles structurés, cela signifie : les références appartiennent à la partie transparente du processus, fondée sur le consentement.
Cas particulier des établissements réglementés : l’exigence fit and proper de la FINMA
Pour les banques et autres entités surveillées, une dimension prudentielle s’ajoute : l’exigence fit and proper (Gewähr) exige que les personnes chargées de l’administration et de la gestion offrent la garantie d’une activité irréprochable (art. 3 al. 2 let. c LB, la loi suisse sur les banques). Quiconque nomme une personne clé sans avoir vérifié son intégrité au préalable risque des questions et des retards dans la procédure d’autorisation. Ici, un screening approfondi n’est pas seulement permis mais effectivement attendu — les détails sur les exigences spécifiques au secteur se trouvent dans les panoramas sectoriels. Pour les fonctions sensibles sur le plan sécuritaire avec un lien fédéral, le contrôle de sécurité du personnel de l’État s’applique en outre — voir l’article PSP selon l’ISG et l’PSPV.
Conduite à tenir recommandée : la profondeur de screening graduée comme norme
Le background check suisse licite est gradué selon le poste. Concrètement : premièrement, classez vos fonctions par risque — actifs de la clientèle, accès aux systèmes, responsabilité de gestion, pertinence fit and proper. Deuxièmement, définissez pour chaque niveau les catégories de screening qui peuvent être justifiées au titre de l’art. 328b CO, et documentez cette justification. Troisièmement, informez les candidats de manière transparente et obtenez le consentement lorsque cela est requis — en particulier pour les références. C’est exactement le modèle de niveaux de rapports fondés sur le risque qu’Indicium met en œuvre : des rapports vérifiables avec des sources datées et une relecture finale humaine, dès 79 € par rapport. Ce que l’équivalent suisse du certificat de casier judiciaire allemand apporte et n’apporte pas est montré dans l’article Extrait de casier judiciaire vs. background check — les lacunes structurelles d’un extrait de registre sont les mêmes des deux côtés de la frontière. Pour une évaluation de votre situation : réservez une démo.
Cet article fournit des informations générales et ne constitue pas un conseil juridique.