Der Geldwäschebeauftragte ist nach § 7 Abs. 1 S. 1 GwG für die Einhaltung der geldwäscherechtlichen Vorschriften zuständig — und damit auch für die internen Sicherungsmaßnahmen, zu denen § 6 Abs. 2 Nr. 5 GwG die Zuverlässigkeitsprüfung der Mitarbeiter ausdrücklich zählt. Operativ stemmen kann er das Screening selten selbst; verantworten muss er es trotzdem. Was er dafür braucht, ist kein Einzelfall-Aktivismus, sondern ein dokumentierter Prozess: risikobasierte Positionseinstufung, definierte Prüftiefe je Risikoklasse, fester Turnus, klarer Eskalationsweg und eine Dokumentation, die einer BaFin-Sonderprüfung standhält.
Warum die Mitarbeiterprüfung beim Geldwäschebeauftragten landet
Die Zuverlässigkeit von Mitarbeitern ist in § 1 Abs. 20 GwG legaldefiniert — sie ist damit kein weiches HR-Kriterium, sondern ein gesetzlicher Prüfmaßstab. Bei Instituten tritt § 25h Abs. 1 KWG hinzu, der interne Sicherungsmaßnahmen gegen strafbare Handlungen zu Lasten des Instituts verlangt. In der Praxis heißt das: HR führt Gespräche und sammelt Unterlagen, aber die Frage, ob systematisch geprüft wird, wie tief und wie oft, gehört in das Pflichtenheft des Geldwäschebeauftragten. Wer sie unbeantwortet lässt, hat bei der nächsten Prüfung keine Antwort auf die naheliegendste Frage der Aufsicht: „Zeigen Sie uns Ihr Konzept.“
Der Prozessbauplan in fünf Schritten
Ein tragfähiges Mitarbeiter-Screening lässt sich entlang von fünf Bausteinen aufsetzen:
- 1. Risikobasierte Positionseinstufung: Alle Funktionen des Hauses nach Geldwäsche- und Missbrauchsrisiko klassifizieren — Zahlungsverkehr, Kundenannahme, Compliance-Funktionen und IT-Administration stehen naturgemäß höher als Rollen ohne Kunden- oder Systemzugriff.
- 2. Prüftiefe je Risikoklasse: Jeder Klasse einen festen Katalog an Prüfkategorien zuordnen — von der Identitäts- und Lebenslaufprüfung über Register- und Sanktionslistenabgleich bis zur Adverse-Media-Recherche für exponierte Positionen.
- 3. Turnus definieren: Die Prüfung ist keine reine Einstellungsformalität. Neben dem Onboarding gehören anlassbezogene Prüfungen (Rollenwechsel, Auffälligkeiten) und ein wiederkehrender Zyklus für Hochrisikofunktionen in das Konzept.
- 4. Eskalationsweg festlegen: Wer bewertet einen Treffer, wer entscheidet über Konsequenzen, wann wird die Geschäftsleitung einbezogen? Ohne definierten Weg bleibt jeder Fund ein Einzelfallrisiko.
- 5. Dokumentation: Jede Prüfung mit Datum, Quellen, Ergebnis und Bewertung ablegen — so, dass ein Dritter die Entscheidung Jahre später nachvollziehen kann.
Prüfungsfest heißt: nachvollziehbar für Dritte
Revision und Aufsicht interessiert nicht, ob geprüft wurde, sondern ob es sich belegen lässt. Eine prüfungsfeste Dokumentation beantwortet drei Fragen: Was wurde wann in welchen Quellen geprüft? Was war das Ergebnis? Wer hat es mit welcher Begründung bewertet? Dieselbe Dokumentation schützt auch den Geldwäschebeauftragten persönlich: Wer belegen kann, dass das Konzept bestand und gelebt wurde, hat im Ernstfall eine belastbare Antwort auf die Frage nach der eigenen Pflichterfüllung. Screenshots in einem HR-Ordner erfüllen diesen Standard selten; ein standardisiertes Reportformat mit datierten Quellenangaben erfüllt ihn strukturell. Indicium liefert dafür prüffeste Reports mit datierten Quellen und menschlicher Letztprüfung (Art. 22 DSGVO) — ab €79 pro Report, Details im Software-Report.
Typische Lücken im Bestandsprozess
Aus Sonderprüfungs-Perspektive wiederkehrende Schwachstellen: Die Prüfung existiert nur als Führungszeugnis-Kopie beim Onboarding; Bestandsmitarbeiter in kritischen Funktionen wurden nie nachgeprüft; externe Kräfte fallen komplett durch das Raster; und die Risikoanalyse erwähnt Mitarbeiterrisiken, ohne dass daraus ein Prüfprozess folgt. Keine dieser Lücken ist böser Wille — sie entstehen, weil die Zuständigkeit zwischen HR und Compliance nicht geklärt wurde. Genau deshalb gehört das Screening-Konzept schriftlich in die Verantwortung des Geldwäschebeauftragten, mit HR als operativem Partner. Warum die Belegschaft denselben systematischen Blick verdient wie Kunden, begründet unser Beitrag KYC vs. Know Your Employee; die rechtlichen Grundlagen vertieft der Überblick zur Zuverlässigkeitsprüfung nach § 6 Abs. 2 Nr. 5 GwG.
Handlungsempfehlung
Beginnen Sie nicht mit dem Tool, sondern mit der Einstufung: Klassifizieren Sie zunächst alle Positionen nach Risiko, definieren Sie je Klasse Prüfumfang und Turnus und legen Sie den Eskalationsweg schriftlich fest. Erst dann stellt sich die Umsetzungsfrage — welche Anforderungen ein Screening-Werkzeug dafür erfüllen sollte, haben wir im Anforderungskatalog für Screening-Software zusammengestellt. Wenn Sie den Prozess einmal durchspielen möchten: Vereinbaren Sie eine Demo.
Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.