Unternehmen, die Verschlusssachen-Aufträge (VS-Aufträge) des Bundes ausführen — etwa in Verteidigung, Raumfahrt oder sicherer IT —, werden vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) geheimschutzbetreut. Rechtsgrundlage ist der nichtöffentliche Bereich des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes (§§ 24 ff. SÜG); die operativen Vorgaben liefern das Geheimschutzhandbuch (GHB) des BMWK und die Verschlusssachenanweisung (VSA). Das Unternehmen muss einen Sicherheitsbevollmächtigten (SiBe) bestellen, der personellen und materiellen Geheimschutz verantwortet — und die Sicherheitsüberprüfungen der Mitarbeitenden über das BMWK beantragt. Die Vorauswahl der Kandidaten liegt dabei allein beim Unternehmen.
Wann ein Unternehmen geheimschutzbetreut wird
In die Geheimschutzbetreuung kommt, wer an VS-Aufträgen des Bundes mitwirken soll und dafür Zugang zu Verschlusssachen ab einem betreuungsrelevanten Geheimhaltungsgrad benötigt. Der Anstoß kommt regelmäßig vom öffentlichen Auftraggeber; das BMWK prüft die Voraussetzungen und nimmt das Unternehmen in die Betreuung auf. Ohne diesen Status gilt: kein Zugang zu entsprechend eingestuften Verschlusssachen, keine Teilnahme an einschlägigen Vergaben. Für viele Mittelständler in der Verteidigungs- und Raumfahrtzulieferkette ist die Geheimschutzbetreuung damit faktisch eine Markteintrittsvoraussetzung.
Die Aufgaben des Sicherheitsbevollmächtigten
Der SiBe ist die zentrale Schnittstelle zwischen Unternehmen und BMWK. Er wird von der Geschäftsführung bestellt, muss selbst sicherheitsüberprüft sein und verantwortet nach den Vorgaben des GHB im Wesentlichen:
- Personeller Geheimschutz: Ermittlung, welche Mitarbeitenden für VS-Tätigkeiten vorgesehen sind, Vorbereitung und Einreichung der Anträge auf Sicherheitsüberprüfung über das BMWK, Verpflichtung und Belehrung der ermächtigten Personen.
- Materieller Geheimschutz: Umsetzung der Anforderungen an Aufbewahrung, Verwaltung und Weitergabe von Verschlusssachen nach GHB und VSA — von der Registratur bis zur IT-Umgebung.
- Laufende Pflichten: Meldung sicherheitserheblicher Erkenntnisse und Veränderungen, Schulung und Sensibilisierung, Ansprechpartner bei Kontrollen und Besuchen, Pflege der Übersicht über ermächtigte Personen.
In der Praxis ist der SiBe häufig eine Zusatzfunktion neben der Linienaufgabe — mit persönlicher Verantwortung gegenüber Behörde und Geschäftsführung. Umso wichtiger sind klare interne Prozesse, damit Anträge, Meldungen und Nachweise nicht an einer einzelnen Person hängen.
Der Ü-Antrag: Verfahren über das BMWK
Die Sicherheitsüberprüfung selbst ist und bleibt hoheitlich: Der SiBe beantragt sie über das BMWK, die Überprüfung führt der Staat durch. Das Unternehmen erhält im Ergebnis die Ermächtigung oder deren Ablehnung — die zugrunde liegenden Erkenntnisse erfährt es nicht. Mit der SÜG-Modernisierung hat sich die Prüftiefe der staatlichen Überprüfungen zuletzt spürbar verändert; was das für laufende und künftige Verfahren bedeutet, behandelt der Beitrag SÜG-Modernisierung 2026. Unverändert gilt: Das Verfahren braucht Vorlauf, und Projekte mit VS-Bezug müssen personell entsprechend früh geplant werden.
Die Praxislücke: Vorauswahl vor dem Antrag
Hier liegt der Punkt, den viele Unternehmen unterschätzen. Der Staat prüft, wen das Unternehmen ihm vorschlägt — die Auswahl und Integritätseinschätzung des Kandidaten davor ist Sache des Unternehmens. Wer einen Kandidaten in das Verfahren schickt, dessen Lebenslauf nicht verifiziert, dessen wirtschaftliches Umfeld nicht betrachtet und dessen öffentlich verfügbare Reputation nicht geprüft wurde, riskiert eine Ablehnung — und jeder abgelehnte Antrag kostet Monate, in denen die Projektstelle unbesetzt bleibt. Eine strukturierte Integritätsprüfung vor dem Ü-Antrag ist deshalb kein Misstrauen gegenüber der Behörde, sondern Projektrisikomanagement. Das gilt nicht nur für Neueinstellungen: Auch bei internen Nachbesetzungen, Vertretungsregelungen und der Nachfolgeplanung für den SiBe selbst sollte die Vorauswahl denselben dokumentierten Prüfschritt durchlaufen — wer erst bei akutem Bedarf mit der Kandidatensuche beginnt, verliert im Zweifel doppelt Zeit. Wie sich staatliche Überprüfung und eigenes Screening sauber abgrenzen, zeigt der Beitrag Staatliche Sicherheitsüberprüfung vs. eigenes Screening.
Handlungsempfehlung
Verankern Sie die Vorauswahl als festen Prozessschritt: Bevor der SiBe einen Ü-Antrag stellt, durchläuft jeder Kandidat eine dokumentierte Integritätsprüfung — CV-Verifikation, Register- und Sanktionslistenabgleich, Adverse-Media-Recherche, wirtschaftliche Verflechtungen. Indicium liefert dafür prüffeste Software-Reports mit datierten Quellen und menschlicher Letztprüfung (Art. 22 DSGVO) — ab €79 pro Report. Wie das Zusammenspiel mit Ihrer Geheimschutzorganisation aussehen kann, zeigen wir Ihnen gern in einer Demo; Brancheneinblicke finden Sie unter Industries.
Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.