Background-Checks sind in der Schweiz zulässig — aber anders reguliert als in der EU. Den Rahmen setzt Art. 328b OR: Der Arbeitgeber darf Daten über Bewerber und Arbeitnehmer nur bearbeiten, soweit sie deren Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG, in Kraft seit 01.09.2023) verschärft zusätzlich die Transparenz- und Informationspflichten. Der Kernmaßstab jeder Prüfung ist damit die Verhältnismäßigkeit: Die Prüftiefe muss zur konkreten Position passen.
Art. 328b OR: Eignungsrelevanz als arbeitsrechtliche Schranke
Art. 328b OR ist die zentrale Norm für jedes Screening im Schweizer Arbeitskontext — und sie ist bemerkenswert klar: Zulässig ist die Datenbearbeitung nur in zwei Richtungen, Eignung für das konkrete Arbeitsverhältnis und Durchführung des Vertrags. Daraus folgt unmittelbar die Positionsbezogenheit: Was bei einer Kassiererin unverhältnismäßig wäre, kann bei einem Mitglied der Geschäftsleitung einer Bank geboten sein. Ein einheitlicher Standard-Check „für alle“ ist mit dieser Systematik ebenso wenig vereinbar wie eine anlasslose Tiefenprüfung ohne Bezug zur Rolle. Prüfkategorien wie Registerauszüge, Bonität oder Medienrecherche müssen sich je Position begründen lassen — und diese Begründung sollte dokumentiert sein.
revDSG: Transparenz und Information als zweite Säule
Seit dem 01.09.2023 gilt das revidierte Datenschutzgesetz. Für Background-Checks sind vor allem drei Konsequenzen praktisch relevant:
- Informationspflicht: Die geprüfte Person muss über die Beschaffung ihrer Personendaten informiert werden — auch wenn die Daten nicht bei ihr selbst erhoben werden, etwa aus Registern oder öffentlichen Quellen.
- Grundsätze der Bearbeitung: Verhältnismäßigkeit, Zweckbindung und Richtigkeit gelten für jede Prüfkategorie; veraltete oder nicht verifizierte Funde dürfen nicht ungeprüft in eine Entscheidung einfließen.
- Verschärfte Sanktionen: Das revDSG sieht Bußen vor, die sich — anders als unter der DSGVO — gegen die verantwortlichen natürlichen Personen richten können. Datenschutzverstöße im Screening sind damit auch ein persönliches Risiko der Handelnden.
Ein verdeckter Check „hinter dem Rücken“ des Kandidaten ist unter diesem Regime keine Option. Der rechtskonforme Weg führt über Transparenz: Der Kandidat weiß, dass und in welchen Kategorien geprüft wird.
Referenzauskünfte: nur bei Benennung oder Einwilligung
Ein Dauerbrenner der Schweizer Praxis sind Referenzauskünfte beim früheren Arbeitgeber. Zulässig sind sie nur, wenn der Bewerber die Referenzperson benannt oder in die Anfrage eingewilligt hat — der informelle Anruf beim Ex-Vorgesetzten ohne Wissen des Kandidaten verletzt dessen Persönlichkeitsschutz. Auch inhaltlich bleibt die Auskunft an denselben Maßstab gebunden wie das Arbeitszeugnis: wahr, vollständig und wohlwollend. Für strukturierte Checks gilt deshalb: Referenzen gehören in den transparenten, eingewilligten Teil des Prozesses.
Sonderfall regulierte Institute: die FINMA-Gewähr
Für Banken und andere Beaufsichtigte kommt eine aufsichtsrechtliche Dimension hinzu: Das Gewährserfordernis verlangt, dass die mit der Verwaltung und Geschäftsführung betrauten Personen Gewähr für eine einwandfreie Geschäftstätigkeit bieten (Art. 3 Abs. 2 lit. c BankG). Wer eine Schlüsselperson nominiert, ohne deren Integrität vorab geprüft zu haben, riskiert Rückfragen und Verzögerungen im Bewilligungsverfahren. Hier ist die vertiefte Prüfung nicht nur zulässig, sondern faktisch erwartet — Details zu den branchenspezifischen Anforderungen finden Sie in den Branchenübersichten. Für sicherheitssensitive Rollen mit Bundesbezug gilt ergänzend die staatliche Personensicherheitsprüfung — dazu der Beitrag PSP nach ISG und PSPV.
Handlungsempfehlung: abgestufte Prüftiefe als Standard
Der rechtskonforme Schweizer Background-Check ist positionsbezogen abgestuft. Konkret: Erstens klassifizieren Sie Ihre Rollen nach Risiko — Kundenvermögen, Systemzugriff, Führungsverantwortung, Gewährsrelevanz. Zweitens definieren Sie je Stufe die Prüfkategorien, die sich über Art. 328b OR begründen lassen, und dokumentieren Sie diese Begründung. Drittens informieren Sie Kandidaten transparent und holen Sie Einwilligungen ein, wo sie erforderlich sind — insbesondere für Referenzen. Genau dieses Modell risikobasierter Report-Stufen bildet Indicium ab: prüffeste Reports mit datierten Quellen und menschlicher Letztprüfung, von €79 pro Report. Was das Schweizer Pendant zum deutschen Führungszeugnis leistet und was nicht, zeigt übrigens der Beitrag Führungszeugnis vs. Background-Check — die strukturellen Lücken eines Registerauszugs sind diesseits wie jenseits der Grenze dieselben. Für eine Einschätzung Ihrer Konstellation: Demo vereinbaren.
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